Izbruh koronavirusa je namreč povzročil, da milijoni delavcev po vsem svetu delajo od doma. Tehnologija videokonferenc omogoča, da se sestankom zaposleni pridružijo iz udobja svojih domov. To po eni strani predstavlja prednost, a na drugi strani povzroča veliko težav. Ko smo na »klasičnem« sestanku, pogosto kompenziramo sodelovanje s prisilnim očesnim stikom in udeleženci čutijo obveznost, da pokažejo zanimanje. Prav tako imajo posamezniki v osebnem srečanju različne načine, kako vplivati na smer pogovora, od dvigovanja rok do glasnejšega govora. V virtualnih srečanjih pa so posamezniki postavljeni pred izziv, saj pogosto ne vedo, kako pritegniti pozornost vodje sestanka. To lahko povzroči občutek nemoči ali oceno, da se ni smiselno vključevati v debato. Prav tako pa težko nadziramo posameznike, da med virtualnim srečanjem ne počnejo drugih stvari (odgovarjanje na e-pošto, telefoniranje, skrb za otroke, itd.) in potem dobimo odgovore: 'Nisem prepričan, da sem vam sledil.« Zato je potrebno jasno predstaviti pravila in kulturo sodelovanj na virtualnih srečanjih. A tudi če smo to uredili, še ne pomeni, da bodo udeleženci virtualnih srečanj na njih tudi sodelovali. Pojavlja se torej vprašanje: »Kako na virtualnem sestanku doseči, da se udeleženci dejansko vključijo in aktivno sodelujejo?«
Za izboljšanje sodelovanja in večje vključevanje zaposlenih na virtualnih srečanjih je potrebno upoštevati nekaj preprostih pravil:
Odličen sestanek se začne s »prebijanjem ledu« ali ledolomilcem (ang. Icebreaker). To so hitra in zabavna vprašanja, namenjena dvigu razpoloženja in zagonu pogovora. Virtualni ledolomilci gradijo zaupanje in angažiranost. Na primer, udeležence lahko na začetku povabite, da delijo fotografije svojih delovnih prostorov ali lokacij. To pomaga ustvariti skupno izkušnjo, pozitivno skupinsko vzdušje, ruši socialne ovire, motivira, pomaga ljudem, da razmišljajo o tej temi, spoznajo sodelavce še z drugega zornega kota in da zaupajo drug drugemu.
Ta tehnika je ključna za zadovoljevanje potreb po vključevanju in nadzoru. Hkrati pa je sodelovanje vseh eden izmed zahtevnejših vidikov vodenja virtualnega srečanja. Da bi to dosegli, priporočamo občasno povabilo posameznikom, da spregovorijo in povedo svoje mnenje. Pokličite vsakega udeleženca, ki ga povabite k besedi, po imenu in vprašajte, ali se strinjajo ali imajo kakšno idejo. Nekateri programski paketi udeležencem celo omogočajo, da 'dvignejo roko', če želijo. To lahko tudi pomaga, da ne izključimo bolj introvertiranih udeležencev in vzpodbudimo pasivne udeležence.
Če menite, da nekdo ni pozoren, ga vprašajte za mnenje o temi, o kateri razpravljate. Bodite empatični, ne nesramni ali pokroviteljski – nekateri potrebujejo malo dodatnega pritiska, da ostanejo osredotočeni.
Nikoli ne vključujte skupine v razpravo o temi, dokler z njo niso seznanjeni. Na začetku udeležencem sestanka v nekaj minutah (največ 5) predstavite izziv oz. temo. Morda boste delili zanimive ali provokativne statistike, anekdote ali podrobnosti, ki dramatizirajo težavo. Lahko pa vzbudite čustva tako, da naredite analogijo s situacijo, podobno težavi, ki je tema sestanka. Ne glede na to, katero taktiko uporabljate, je cilj zagotoviti, da skupina empatično razume problem (ali priložnost), preden se začne razprava.
Ko ljudje vstopijo v katero koli družbeno okolje nezavedno izberejo svojo vlogo. Na primer, ko vstopite v kino, se postavite v vlogo opazovalca – tam ste, da se zabavate. Ko vstopite v telovadnico, ste igralec – tam ste, da telovadite. Največji izziv pri virtualnih sestankih je, da udeleženci na sestanku pogosto nezavedno prevzamejo vlogo opazovalca. Mnogi svojo vlogo opazovalca izberejo že ob prejemu vabila na sestanek. Če želite preprečiti to implicitno odločitev, je potrebno ustvariti izkušnjo skupne odgovornosti že takoj na začetku sestanka. Nekaj idej kako lahko začnete svoj virtualni sestanek: 'Želim, da je današnji sestanek pogovor, ne pa predstavitev.' »Potrebujem sodelovanje prav vsakega od vas. ' To sicer redko uspe samo po sebi, za to je k temu pravilu potrebno dodati še naslednje pravilo: »Vključimo vse«.
Povečanje vključevanja posameznikov na sestanku lahko dosežemo tako, da jim damo naloge, v katere se aktivno vključijo. Zakaj? Če so vsi na sestanku »soodgovorni«, potem se nihče ne počuti osebno odgovornega (difuzija odgovornosti). Pred sestankom določite izziv in razdelite ljudi v skupine po največ dva ali tri. Na sestanku potem skupine poročajo.
Ne glede na to, kdo so udeleženci vašega virtualnega sestanka, je vaš cilj, da jih angažirate. Če želite ustvariti interaktivno predstavitev se morate izogibati monotonosti PowerPointa. Zato posameznike vzpodbudite, da pripravijo minimalno prezentacijo PowerPoint, v kateri podajo samo osnovne informacije na najkrajši možen način. Prav tako velja, če se eno uro pogovarjate s svojimi udeleženci, bo kdo zaspal. Spodbujajte dejavno in pogosto sodelovanje s postavljanjem vprašanj, spodbujajte, da se v pogovor vključijo tudi udeleženci s svojimi vprašanji ter vključite v predstavitve grafike in slike.
Udeleženci so na virtualnih sestankih izpostavljeni različnim motnjam iz okolja. Če jih ne boste znali vključiti oz. pritegniti njihove pozornosti, se bodo umaknili v privlačno vlogo opazovalca in potem boste morali vložiti veliko truda, da jih ponovno aktivirate. Izredno pomembno je pravilo 5 minut. To pomeni, da naj ne preteče več kot 5 minut, preden posameznika ponovno pozovete k sodelovanju, debati ali reševanju izzivov in ga tako aktivirate. Zato imejte v naprej pripravljene kratke, natančno opredeljene in smiselne priložnosti za sodelovanje.
Največji izziv srečanj na daljavo je ohraniti zanimanje in sodelovanje udeležencev. Pri premagovanju tega izziva nam lahko pomagajo smernice in nasveti, zapisani v tem članku. Upoštevanje teh pravil bo spremenilo produktivnost vsakega virtualnega druženja. Pomembno pa si je zapomniti, da ko gre za sodelovanje udeležencev, resnično pomaga razmišljati zunaj okvirjev in preizkusiti nove/svoje rešitve.
Želimo vam obilo uspešnih in vključujočih virtualnih srečanj.
Vir: HBR, 2020; World Economic Forum, 2020; Luria, 2019; DeBarra, 2020.
