DOBA znanja

Tudi organizacije/podjetja sestavljajo procesi interakcije med njenimi člani, komuniciranje pa vzpostavlja, ohranja, razvija in žal tudi pokoplje organizacije. Organizacije namreč niso le statični objekti, temveč fluidne komunikacijske dejavnosti, saj komuniciranje ni zgolj izražanje dejanskega stanja organizacije in prav tako ne 'temna škatla', v kateri poteka komuniciranje. So „družbeno dejstvo“, ki se aktivno in nenehno konstituira skozi komunikacijske procese. Komuniciranje torej ohranja organizacije v nenehnem, neskončnem procesu interakcij. Brez komuniciranja ni organizacij, ne morejo obstajati.

Pomembnost komuniciranja z zaposlenimi ali internega komuniciranja se kaže tudi v pričujoči pandemiji. Posebna raziskava vodilnega svetovnega komunikacijskega podjetja Edelman o zaupanju v času koronavirusa je pokazala, da je komuniciranje delodajalcev najbolj verodostojen vir informacij o koronavirusu ter da je »moj delodajalec« najbolj zaupanja vredna institucija v tem času. Toda ne samo zaposleni, tudi potrošniki si želijo, da podjetja najprej zaščitijo svoje zaposlene in da storijo vse, kar je v njihovi moči, da zaščitijo zdravje in finančno varnost svojih zaposlenih, potrošnikov in poslovnih partnerjev, tudi če to pomeni večje finančne izgube. Še zlasti v teh negotovih časih morajo biti organizacije še naprej pogost in zanesljiv vir informacij za svoje zaposlene, potrošnike in poslovne partnerje. 

To pa še enkrat več potrjuje vlogo in pomen proaktivnega, pravočasnega in verodostojnega komuniciranja z zaposlenimi in drugimi javnostmi ter postavljajo interne komunikatorje, njihova znanja, veščine in sposobnosti v središče organizacij.

Ključne ugotovitve Edelmanove raziskave potrjujejo vlogo, ki jo mora imeti podjetje kot vir zanesljivih in pravočasnih informacij:

• Najbolj verodostojen vir komuniciranja o koronavirusu je interno komuniciranje delodajalcev. Triinsedemdeset odstotkov respondentov je namreč odgovorilo, da bodo verjeli informacijam delodajalca.
• Najbolj zaupanja vredni govorci so znanstveniki in zdravniki, vladni uradniki in novinarji so na dnu lestvice z manj kot 50-odstotnim zaupanjem, direktor 'mojega delodajalca' pa je na sredini lestvice.
• Potreba po pogostosti informacij in socialne interakcije - sedem od 10 anketirancev vsaj enkrat na dan spremlja novice o koronavirusu.
• »Moj »delodajalec je bolje pripravljen na pandemijo kot moja država - v osmih od 10 anketiranih držav je 'moj delodajalec' viden kot bolje pripravljen na virus kot »moja država«. Ta ugotovitev potrjuje visoko zaupanje v „mojega delodajalca“, da se učinkovito in odgovorno (62 odstotkov) odziva na pandemijo.
• Velika pričakovanja od delodajalcev, da ukrepajo za zaščito zaposlenih in lokalne skupnosti; prilagoditi delovanje, vključno z delom na daljavo, odpovedmi nebistvenih dogodkov in prepovedmi poslovnih potovanj; omogočiti, med drugim, plačano bolniško odsotnost ali preprečiti, da bi ogroženi zaposleni prišli na delo.
• Delodajalci morajo deliti informacije - zaposleni si namreč želijo jasnosti glede vsega, od tega, koliko kolegov je zbolelo z virusom, do tega, kako virus vpliva na sposobnost organizacije in navsezadnje, kaj lahko storimo za zaustavitev širjenja virusa. Informacije želijo dobiti prek e-pošte ali glasila, objav na spletnih straneh podjetja in telefonskih/video srečanj.

Edelman na koncu predstavlja nekaj napotkov za komuniciranje z zaposlenimi v času pandemije:

• Uravnotežite dejstva z empatijo. Čeprav je pomembno komunicirati z dejstvi, jasno in jedrnato, pa to na ne gre na račun empatije. Številni ljudje v izolaciji se spopadajo z zahtevnimi okoliščinami, na primer opravljati svoje delo od doma in sočasno skrbeti za svojo družino. Zato se prepričajte, da vaše komuniciranje upošteva dejanske skrbi zaposlenih in da je njihovo duševno in fizično počutje vaša prioriteta.
• Pokažite vodstvo. Večina zaposlenih želi vedeti, da vodstvo organizacije ima kontrolo nad odzivom na pandemijo. Zato je pomembno, da so vodilni v ospredju pri internem komuniciranju.
• Sporočajte z jasnostjo. Zagotovite, da so vse tehnične ali znanstvene informacije jasno pojasnjene, pri čemer se izogibajte žargonu in špekulacijam. Informacije o preventivnih in zaščitnih ukrepih ter osnovni nasveti naj bodo v skladu z navodili verodostojnega zdravstvenega vira.
• Prilagodite se svoji javnosti. Tako kot vaše stranke imajo tudi vaši zaposleni različne prioritete, različne delovne vloge in različne načine, da jih uresničijo. Zato je pomembno segmentirati sodelavce v skupine in temu primerno prilagoditi komuniciranje z njimi. Nekateri na primer rajši preberejo informacije na intranetu podjetja, medtem ko se bodo drugi bolje odzvali na e-pošto.
• Upoštevajte lokalne potrebe. Če vaše podjetje deluje v več državah, ključnega pomena je, da sicer 'govorite z enotnim glasom', zlasti ko gre za organizacijske politike in postopke, vendar je treba upoštevati tudi, da so razmere v posameznih lokacijah lahko drugačne.
• Ne pozabite, da je komuniciranje dvosmerni proces. Kljub temu da je zagotavljanje rednega pretoka informacij od vodstva do zaposlenih ključnega pomena, je enako pomembno, da zaposlenim omogočite, da zastavljajo vprašanja, ponujajo povratne informacije in izražajo skrbi. To lahko storite z rednimi telefonskimi pogovori med managerji in zaposlenimi, prek spletnih kanalov, kot je intranet vašega podjetja in interne platforme socialnih medijev ali prek e-pošte. Dobro je, da zaposlene spodbudite, da se pogosto pogovarjajo tudi med seboj, kadar koli je to mogoče z videokonferencami, da bi spodbudili več interakcij med seboj.
• Pripravite se na nadaljnji razvoj okoliščin. Poleg prilagajanja sporočil različnim skupinam in lokacijam zaposlenih, pomembno je ostati na tekočem z razvojem pandemije in temu ustrezno prilagajati načrt internega komuniciranja.

Tudi z zaposlenimi torej komunicirajte s čustvi, sočutjem in dejstvi. Na prvem mestu naj bodo empatija in človečnost. Empatija in zaupanje sta namreč tesno povezani lastnosti človeške povezanosti. Ko ljudje začutijo, da je njihovo delovno mesto transakcijsko, ničelno in konkurenčno, izgubijo zaupanje v organizacijo. Ko pa se posamezniki počutijo podprte in razumevajoče, postanejo bolj sodelovalni, takrat živijo sodelovanje na delovnih mestih. Izkažite zaskrbljenost zaradi ukrepov, ki ste jih sprejeli, da bi zaščitili svoje zaposlene. Ob vsem tem pa – dajte zaposlenim upanje in perspektivo.

Oglejte si posnetek webinarja >> o komuniciranju na daljavo, na katerem vam bomo skozi razgovor, ki ga vodi viš. pred. Pedja Ašanin Gole, prikazali primere najboljše prakse internega komuniciranja v pandemijskem času v različnih slovenskih podjetjih. 

____________________________________
Uporabljeni viri:
Edelman (2020). How to guide: employee & internal communications during the  coronavirus pandemic. Dostopno prek: https://www.edelman.co.uk/insights/how-guide-employee-internal-communications-during-coronavirus-pandemic [2. april 2020].
Langley, A., & Tsoukas, H. (2010) Introducing perspectives on process organization studies. V T. Hernes & S. Maitlis (ur.), Process, sensemaking and organizing (str. 1–26). Oxford: Oxford University Press.
Putnam, L. L., & Nicotera, A. M. (ur.)(2009) Building Theories of Organization: The Constitutive Role of Communication. New York & London: Routledge.